Microsoft Teams est un produit relativement nouveau dans la gamme Microsoft 365, mais il s'avère être un concurrent très robuste de Slack et Zoom. Les intégrations avec d'autres applications Microsoft et services cloud en font un excellent choix, et apprendre à utiliser Microsoft Teams n'est pas aussi difficile qu'on pourrait le penser (même pour les grandes entreprises).

Pour ceux qui découvrent la plate-forme, nous avons élaboré ce guide rapide du débutant. Ici, vous apprendrez toutes les tâches de base que vous devez savoir, ainsi que quelques didacticiels avancés pour des choses comme les arrière-plans de réunion virtuelle et plus encore. Téléchargez l'application ci-dessous et lancez-vous !

Microsoft Teams est un outil de productivité et de collaboration qui s'intègre à la plus grande plate-forme Microsoft 365. Il propose des fonctionnalités pour communiquer avec différentes organisations, des discussions privées avec des individus et des groupes, des réunions et conférences vidéo, etc.

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Les équipes ont remplacé Skype Entreprise et Microsoft Classroom, intégrant toutes les fonctionnalités dans une seule plate-forme. C'est une excellente option pour les entreprises et les enseignants, en concurrence avec Slack, Facebook Workplace et même G Suite.

En plus de toutes les options de chat et d'appel vidéo standard que vous attendez d'un programme comme Skype, Teams vous permet de configurer, eh bien, des équipes de personnes. Une équipe peut contenir jusqu'à 500 000 utilisateurs individuels. Ces équipes peuvent ensuite être divisées en canaux plus spécifiques avec des messages en fil de discussion pour que tout reste organisé.

Est-ce que Microsoft Teams est gratuit ?

Microsoft Teams est entièrement gratuit, bien qu'il existe également des forfaits payants avec plus de fonctionnalités. La version gratuite comprend des réunions et des appels vidéo, 2 Go de stockage par utilisateur et un accès Web aux applications Office populaires telles que Word, Excel et Powerpoint.

La version payante annonce des enregistrements de réunion, plus de stockage par utilisateur (jusqu'à illimité selon le plan), des versions de bureau de toutes les applications Office, une meilleure sécurité et plus d'outils administratifs pour votre équipe. En fonction de l'utilisation que vous souhaitez en faire de Teams, vous pourrez peut-être conserver la version gratuite indéfiniment.

Tarification de Microsoft Teams

Si vous souhaitez passer à une version payante de Microsoft Teams, trois plans tarifaires Microsoft 365 payants sont disponibles. Le moins cher commence à 5 $ par mois (si vous payez pour un an) et ajoute des fonctionnalités précieuses comme les enregistrements de réunions et plus de stockage (jusqu'à 1 To) pour les fichiers partagés. Vous bénéficiez également de plus de fonctionnalités de sécurité et d'une assistance 24h/24.

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Passer au plan Microsoft 365 Business Standard débloquera les versions de bureau de toutes les applications Office populaires. Cela en fait le choix idéal pour de nombreuses entreprises, bien qu'il n'ajoute aucune nouvelle fonctionnalité spécifique à Microsoft Teams par rapport au plan moins cher.

Le plan final s'adresse principalement aux grandes entreprises et, encore une fois, n'ajoute pas grand-chose à l'expérience des équipes. Les seuls ajouts majeurs sont le stockage cloud illimité et la possibilité d'héberger des événements en ligne pour jusqu'à 10 000 personnes. En savoir plus sur les plans tarifaires sur le lien ci-dessous.

Comment utiliser Microsoft Teams : Tutoriels de base

Apprendre à utiliser Microsoft Teams n'est pas trop difficile. Si vous avez déjà utilisé un concurrent comme Slack, cela devrait vous sembler relativement familier. Même la mise en page est presque identique, avec toutes les icônes importantes affichées sur le côté gauche de votre écran.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques didacticiels Microsoft Teams de base pour les tâches quotidiennes, notamment la configuration, la discussion et le démarrage de réunions. Nous avons également inclus des didacticiels plus avancés ci-dessous, alors n'hésitez pas à aller de l'avant si vous avez déjà une certaine expérience de la plate-forme à votre actif.

Notez que ces didacticiels Microsoft Teams sont écrits en pensant à la version Web, mais les étapes sont également similaires ou identiques sur les applications mobiles et de bureau.

Comment télécharger l'application Microsoft Teams

Bien que vous n'ayez pas besoin de télécharger les applications de bureau ou mobiles pour utiliser Microsoft Teams, c'est un moyen pratique de rester connecté. Pour l'obtenir, Cliquez ici et sélectionnez la bonne option pour vous. Vous pouvez également télécharger les applications mobiles directement depuis le Google Play Store ou l'App Store en cliquant ci-dessous.

La première chose à faire (sauf si vous rejoignez une équipe existante) est de créer une équipe. Même si vous venez de rejoindre une équipe d'entreprise, vous voudrez peut-être en créer une autre pour discuter avec des groupes d'amis.

Voici ce que vous devez faire :

1. Ouvrez le Onglet Equipes sur le côté gauche.
2. Cliquez sur Rejoindre ou créer une équipe en bas de l'écran.
3. Choisissez si vous souhaitez Construire une équipe à partir de zéro ou extraire des contacts d'un groupe ou d'une équipe existant.
4. Sélectionnez les paramètres de confidentialité : Privé, Publique, ou alors À l'échelle de l'organisation.
5. Entrez un Nom et la description.
6. Cliquez sur Créer une équipe.

Une fois dans l'équipe, vous verrez le chat de l'équipe principale avec une liste de canaux ci-dessous. Les canaux sont essentiellement des discussions de groupe autour d'un seul thème. Vous pouvez également avoir des discussions privées avec des individus ou des groupes, c'est ce que nous examinons ensuite.

Comment démarrer et ouvrir une discussion

Les canaux sont parfaits pour partager des informations avec toute votre équipe, mais pour des questions rapides à des collègues, les chats sont la meilleure option. Ils sont privés, faciles à organiser et beaucoup plus susceptibles d'obtenir une réponse qu'une publication sur une chaîne !

Voici comment démarrer une discussion Microsoft Teams :

1. Ouvrez le Onglet Chat sur le côté gauche.
2. Cliquez sur Nouvelle discussion en haut de l'écran.
3. Entrer le nom de la personne et écrivez votre un message.
4. Frappez le envoyer la flèche.

Les étapes pour créer une discussion de groupe sont pratiquement identiques. Cliquez simplement sur la petite flèche à droite pour donner un nom au groupe, puis saisissez tous les participants dans le champ À domaine. Vous pouvez également ajouter d'autres personnes à une discussion en tête-à-tête ou en groupe en cliquant sur le bouton Ajouter des personnes bouton. Vous pouvez même choisir d'inclure ou non l'historique des discussions.

Il y a quelques autres choses que vous pouvez faire pour rendre les discussions encore plus pratiques. La première consiste à les épingler en passant la souris sur le chat, en cliquant sur le icône plus d'options, ensuite Épingler. Cela garantira qu'il est toujours en haut de la liste.

Une autre chose utile à apprendre est de savoir comment ouvrir une discussion dans Microsoft Teams. Cela donne à ce chat sa propre fenêtre, de sorte que vous pouvez avoir plus d'un chat ouvert à la fois. Comme ci-dessus, cliquez simplement sur le icône plus d'options, ensuite Chat instantané.

Comment créer une réunion

Le chat est idéal pour les messages rapides, mais parfois une conversation en face à face est une meilleure option. Heureusement, il suffit d'un moment pour apprendre à créer une réunion dans Microsoft Teams, que ce soit avec une personne ou 20 !

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Il existe deux manières d'organiser une réunion : en démarrer une instantanément ou en planifier une pour une date ultérieure. Le moyen le plus simple pour les appels rapides est d'ouvrir une discussion et de cliquer sur le bouton Planifier une réunion bouton (il ressemble à un calendrier avec un signe plus). Cela invite automatiquement l'autre partie et fonctionne également dans les discussions de groupe.

Pour tout le reste, le processus de configuration d'une réunion dans Teams est similaire à celui auquel vous êtes habitué à partir d'Outlook :

1. Ouvrez le Onglet Calendrier sur le côté gauche.
2. Cliquez sur Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.
3. Entrer le des détails de votre rencontre.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Notez que vous pouvez également créer une réunion à partir d'un canal, qui invitera automatiquement tous les membres de ce canal. Si vous rencontrez des difficultés pour trouver une heure appropriée, vous pouvez consulter l'onglet de l'assistant de planification dans la partie supérieure de l'écran pour voir les horaires des invités.

Comment rejoindre une réunion

Rejoindre une réunion est encore plus simple et fonctionne à nouveau comme vous le souhaiteriez si vous avez utilisé Outlook :

1. Ouvrez le Onglet Calendrier sur le côté gauche.
2. Sélectionnez la réunion et cliquez sur Rejoindre.
3. Ajustez votre vidéo et les paramètres audio.
4. Cliquez sur Adhérer maintenant.

Vous pouvez également cliquer sur le Rejoindre la réunion des équipes Microsoft lien dans l'e-mail d'invitation. Selon les paramètres de la réunion, vous rejoindrez immédiatement la réunion ou vous entrerez dans une salle d'attente jusqu'à ce que quelqu'un vous laisse entrer.

Comment partager votre écran lors d'une réunion

Le partage de fichiers dans un canal Microsoft Teams est excellent, mais si vous souhaitez le parcourir en personne, vous devez partager votre écran lors d'une réunion. Les équipes facilitent cette tâche. Il a même une intégration intégrée avec PowerPoint pour des présentations commerciales faciles.

Voici comment procéder :

1. En réunion, cliquez sur Partager au centre de l'écran (vous devrez peut-être déplacer votre souris).
2. Sélectionnez le écran, la fenêtre, ou alors document partager.
3. Une bordure rouge apparaît autour du contenu que vous partagez activement.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter de partager en bas à droite.

Si le document que vous souhaitez partager n'est pas ouvert, vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir bouton dans le menu de partage pour le trouver. En général, il est préférable de partager une fenêtre ou un document spécifique plutôt que l'intégralité de votre bureau.

Comment utiliser Microsoft Teams : Tutoriels avancés

Maintenant que vous connaissez les bases de l'utilisation de Microsoft Teams, il est temps de jeter un œil à certaines fonctionnalités avancées. Bien qu'elles ne soient pas aussi essentielles que les tâches ci-dessus, toutes sont des choses que vous pouvez utiliser au quotidien.

Encore une fois, ceux-ci sont écrits en pensant à l'application Web, mais les étapes sont similaires ou identiques sur d'autres plates-formes. Allons-y !

Comment supprimer une discussion

Que vous souhaitiez nettoyer votre onglet Discussions ou vous débarrasser des messages erronés, il viendra un moment où vous devrez apprendre à supprimer les discussions Microsoft Teams. Ici, vous avez deux options : supprimer des messages spécifiques (uniquement les vôtres) ou masquer l'intégralité du chat.

Pour supprimer une publication spécifique dans un chat ou un canal, passez la souris dessus et cliquez sur le bouton plus d'options icône, puis cliquez sur Effacer. Si vous le faites par erreur, vous pouvez également annuler la suppression. Encore une fois, vous ne pouvez supprimer que vos propres messages, et toutes les réponses imbriquées de vos collègues apparaîtront toujours.

Malheureusement, il n'y a aucun moyen de supprimer une discussion entière dans Microsoft Teams, mais vous pouvez faire la meilleure chose à faire : la masquer. Passez la souris sur le chat, cliquez sur le plus d'options icône, puis Cacher. Il va maintenant disparaître de votre liste, nettoyant l'encombrement visuel. Cela fonctionne également pour les chaînes, mais elles seront toutes cachées dans une liste de chaînes cachée.

Comment installer des applications

Les applications et les connecteurs sont un excellent moyen d'ajouter des fonctions spécifiques à Teams. Ils ne prennent qu'une seconde à installer, et vous pouvez les ajouter pour vous-même ou toute votre équipe. Il y a trois endroits pour installer des applications, et chacun d'eux remplit une fonction différente.

Le premier se trouve dans la barre latérale, qui est personnalisée juste pour vous. Si quelqu'un d'autre dans votre organisation ajoute la même application, il peut partager des informations (avec des applications comme Trello, par exemple), mais d'autres (comme OneNote) n'afficheront que vos fichiers. Vous pouvez les ajouter en cliquant sur le applications bouton en bas à gauche de l'écran.

Le deuxième endroit pour ajouter des applications est un onglet, qui s'affiche pour tous les membres d'une équipe en haut de la page. Il y a quelques onglets par défaut comme les articles, les fichiers et le wiki, mais juste à droite de ceux-ci se trouve un plus l'icône, c'est ainsi que vous pouvez en ajouter d'autres. Les applications peuvent ne pas ressembler ou fonctionner exactement de la même manière selon l'endroit où elles sont ajoutées.

La dernière place est directement dans la fenêtre de discussion, apparaissant à côté des options de formatage, des emojis, des pièces jointes, etc. Cliquez simplement sur le plus d'options icône, puis sélectionnez l'application à ajouter. Si vous cliquez plus d'applications, les équipes afficheront automatiquement la liste avec le filtre de messagerie appliqué.

Comment changer l'arrière-plan de votre réunion Teams

À l'ère actuelle du télétravail et du travail à domicile, il est probable que votre bureau à domicile ne soit pas exactement l'environnement le plus professionnel. C'est normalement bien, mais pour les réunions avec les clients ou les vidéoconférences avec votre patron, vous voudrez peut-être quelque chose d'un peu plus discret. C'est là qu'interviennent les arrière-plans virtuels des équipes Microsoft.

Il existe deux façons de modifier l'arrière-plan de votre réunion Teams : l'une avec un simple flou ou l'autre avec une image d'arrière-plan. Les deux ne prennent que quelques secondes à mettre en place. Notez que tout le matériel ne prend pas en charge cela, donc si l'option n'apparaît pas, vous devrez peut-être d'abord mettre à niveau votre caméra.

Vous pouvez modifier votre arrière-plan avant ou après le début d'une réunion, mais les étapes sont à peu près les mêmes :

1. Dans le menu des commandes de réunion, cliquez sur le bouton icône plus d'options.
2. Sélectionner Afficher les effets d'arrière-plan.
3. Choisis un arrière-plan flou ou alors image de fond virtuelle.
4. (Facultatif) Cliquez sur Ajouter un nouveau en haut de la fenêtre des paramètres d'arrière-plan pour ajouter vos propres images.

Si vous finissez par ajouter votre propre image, assurez-vous qu'elle est de qualité suffisamment élevée ou elle peut sembler trop floue. Pour un usage professionnel, vous devez également éviter d'utiliser des photos ou des images protégées par le droit d'auteur.

Autre FAQ

Question : Est-ce que Microsoft Teams HIPAA est conforme ?
À: Oui, Teams est conforme aux normes HIPAA et GDPR, mais les administrateurs peuvent avoir besoin de prendre des mesures supplémentaires. Un abonnement professionnel Office 365 E5 comprend l'accès au Centre de sécurité et de conformité Office 365, qui fournit une multitude d'outils pour la gestion des données. En savoir plus ici.

Question : Microsoft Teams propose-t-il des jeux ?
À: Oui, Teams propose quelques jeux-questionnaires disponibles en tant qu'applications. Quelques options populaires sont Kahoot! et Quizlet. Vous pouvez également jouer à Pictionary en utilisant la fonction de tableau blanc.

Question : Puis-je utiliser Microsoft Teams sur Linux ?
À: Oui. Vous pouvez trouver les distributions Debian (.deb) et Red Hat (.rpm) sur le page de téléchargement officielle.

Q : Microsoft Teams fonctionne-t-il sur les Chromebooks ?
À: Oui. Vous pouvez à la fois télécharger l'application Teams depuis le Play Store ou utiliser l'application Web à l'adresse teams.microsoft.com.

Question : Puis-je configurer un message d'absence du bureau dans Microsoft Teams ?
À: Oui, mais vous devez le configurer dans Outlook. Votre statut d'absence du bureau sera transféré à Teams, mais au lieu d'une réponse par e-mail, votre message apparaîtra sous votre profil.

Q : Microsoft Teams fait-il partie de Microsoft 365 ?
À: Oui, Teams fait partie de Microsoft 365 et est inclus dans tous les plans d'abonnement.

Q : Où sont stockés les enregistrements Microsoft Teams ?
À: Actuellement, tous les enregistrements de réunion Microsoft Teams sont stockés dans Flux Microsoft. Cependant, à partir du début de 2021, toutes les réunions seront enregistrées sur OneDrive et SharePoint. Si vous souhaitez changer plus tôt, vous pouvez En savoir plus ici.