Notion est un outil incroyablement flexible, ce qui signifie que vous pouvez y créer à peu près n’importe quoi. Mais quoi que vous construisiez, cela implique généralement beaucoup de travail manuel. Que vous gériez un budget, répartissiez des tâches ou élaboriez une feuille de route de produit , vous allez saisir les informations manuellement. C’est là qu’interviennent les automatisations Notion.

Disponibles à la fois à partir d’applications tierces et au sein de Notion lui-même, ces automatisations peuvent vous aider à rationaliser vos flux de travail, à automatiser le travail manuel et à récupérer un temps de concentration crucial. Et, si vous savez coder, vous pouvez même utiliser l’API Notion pour créer vos propres automatisations Notion.

Certaines de ces automatisations synchronisent automatiquement les données d’autres outils dans Notion, tandis que d’autres fonctionnent exclusivement dans Notion.

Automatisations Notion intégrées

Si vous souhaitez vous en tenir aux fonctionnalités intégrées de Notion, vous disposez d’un certain nombre d’options avec lesquelles travailler.

Automatisations de bases de données

Chaque base de données Notion a un petit éclair en haut à droite. Appuyez dessus et vous pourrez créer des automatisations directement dans votre base de données. Lors de la création de ces automatisations, vous pouvez identifier un déclencheur qui crée ensuite une action spécifique. Il existe deux types de déclencheurs que vous pouvez utiliser dans ces automatisations :

• Page ajoutée : lorsqu’une page est ajoutée à une base de données.
• Propriété modifiée : lorsqu’une propriété (comme les dates ou les champs déroulants) est modifiée.

Ces déclencheurs ne représentent que la moitié de votre automatisation. L’autre moitié est une action, et vous pouvez choisir parmi ces quatre :

• Ajouter des pages à : Une fois le déclencheur activé, votre automatisation créera une nouvelle page dans n’importe quelle base de données et définira même les propriétés sur un paramètre spécifique.
• Modifier les pages dans : Après le déclencheur, une page et ses propriétés seront modifiées dans n’importe quelle base de données.
• Envoyer une notification Slack à : lorsque le déclencheur que vous avez choisi se produit, Notion enverra une notification à un canal Slack spécifique.
• Modifier la propriété : une propriété spécifique de votre base de données actuelle sera modifiée.

Bien que simples, ces automatisations peuvent accélérer le travail manuel nécessaire à la mise à jour de vos bases de données. Vous pouvez facilement créer des tâches récurrentes, mettre à jour les modèles Notion et bien plus encore.

Bases de données synchronisées

Notion dispose d’ un certain nombre de connexions que vous pouvez utiliser pour combler le fossé entre celui-ci et d’autres outils, mais les bases de données synchronisées constituent une avancée incroyable par rapport à cela. Actuellement disponibles pour GitHub, Jira et Asana, les bases de données synchronisées vous offrent la possibilité d’importer des tâches et des problèmes provenant d’autres outils de gestion de projet dans Notion en quelques clics seulement.

Vous pensez que les bases de données synchronisées de Notion sont faites pour vous ? Voici comment ils fonctionnent avec Jira et GitHub .

Bases de données liées

Les bases de données liées , une autre automatisation de Notion, fonctionnent spécifiquement pour connecter plusieurs bases de données Notion les unes aux autres. Pour créer une base de données liée, tout ce que vous avez à faire est de taper « /linkeddatabase » dans la page Notion où vous souhaitez que votre base de données apparaisse. Apportez des modifications à votre base de données, peu importe où elle est liée, et elles seront reflétées partout.

3 outils pour utiliser les automatisations Notion

Si vous souhaitez créer vos propres automatisations, vous trouverez des tonnes de guides en ligne pour travailler avec l’API Notion . Mais si vous préférez simplement le configurer et l’oublier, voici quelques outils solides sans code pour obtenir les automatisations dont vous avez besoin.

Unité

Unito est une solution de gestion de flux de travail sans code avec les intégrations bidirectionnelles les plus approfondies pour certains des outils les plus populaires du marché. Des outils comme Notion, Jira, GitHub, Google Sheets, etc. Cela en fait l’outil parfait pour créer des automatisations Notion.

Avec une intégration Unito, vous pouvez automatiquement transférer les données de Notion vers d’autres outils, et vice versa. Mieux encore, toutes ces données seront automatiquement tenues à jour, que vous apportiez des modifications dans Notion ou dans ces autres outils.

2sync

2sync vous permet de créer une synchronisation bidirectionnelle transparente entre Notion et Google Calendar ou Notion et Todoist. Ajoutez 2sync à votre espace de travail Notion et vous pourrez automatiquement transférer des événements ou des tâches de calendrier vers Notion et vous assurer que les modifications sont automatiquement reportées entre chaque outil.

Si 2sync semble être la solution d’automatisation dont vous avez besoin, vous pouvez découvrir son fonctionnement ici .

Zapier

Zapier est une solution d’automatisation simple de Notion qui peut transmettre automatiquement les données à travers plus de 5 000 outils. Avec son éditeur sans code, n’importe qui peut commencer à créer des automatisations qui éliminent le travail manuel et rationalisent les flux de travail répétitifs. Vous pouvez créer un Zap qui envoie automatiquement les événements de Google Calendar à Notion , crée des tâches récurrentes dans la bonne base de données, ajoute de nouveaux contacts HubSpot à Notion, et bien plus encore.

Vous pensez que Zapier pourrait être la bonne option pour vous ? Voici notre répartition.

Comment déterminer les automatisations Notion dont vous avez besoin

Une fois que vous avez choisi vos automatisations Notion, vous devez déterminer où elles s’intègrent dans votre flux de travail. Après tout, si vous essayez de tout automatiser , vous perdrez probablement plus de temps productif que ce que les automatisations vous rapporteraient en premier lieu. Voici quelques façons de trouver les bonnes opportunités pour vos automatisations Notion.

Retour sur les projets précédents

Que vous soyez chef de projet, chef d’équipe ou contributeur individuel, vous avez probablement participé à un projet qui ne s’est pas déroulé comme prévu. Qu’il s’agisse d’un dépassement du budget, d’un manque de temps ou d’un manque de clarté de certains processus, ces problèmes sont d’excellents indicateurs d’une opportunité d’automatisation.

En repensant à ces projets, essayez de découvrir ce qui n’a pas fonctionné. Habituellement, les chefs de projet créent des rapports qui couvrent certains des problèmes rencontrés. En les parcourant, vous pouvez trouver des processus et des tâches qui peuvent bénéficier de l’automatisation.

Évaluer les processus récurrents

En dehors des projets réguliers, les processus récurrents couvrent toutes sortes de travaux qui se déroulent à la fois au niveau de l’équipe et de l’organisation. Ces processus vont des réunions d’équipe récurrentes aux rapports à l’échelle de l’organisation et aux tâches spécifiques à un rôle.

Portez une attention particulière à ces processus lorsque vous effectuez votre travail quotidien. C’est la meilleure façon de trouver des opportunités d’automatisation.

Pensez à vos propres tâches manuelles

Il n’y a rien de mal à utiliser les automatisations Notion pour vous faciliter la vie. De nos jours, presque tout le monde s’occupe d’une sorte de saisie de données, et ce n’est qu’un exemple de travail manuel abrutissant que vous pouvez automatiser. 

Mais de quelles autres tâches êtes-vous responsable et qui pourraient bénéficier de l’automatisation ? Un vendeur peut par exemple mettre à jour manuellement les informations de contact dans son CRM, tandis qu’un développeur peut constamment partager des mises à jour de statut avec des personnes travaillant à partir de différents outils.

Organisez une séance de brainstorming

L’un des meilleurs moyens de tirer le meilleur parti de vos automatisations Notion en obtenant la contribution d’un plus grand nombre de personnes. Vous pouvez rassembler des personnes de la même équipe, de plusieurs équipes et même de différents niveaux de l’organisation. Présentez un plan et vous pourrez sortir de cette session avec une tonne d’idées d’automatisations qui feront gagner du temps à tout le monde.

Comment créer des automatisations Notion avec Unito

Unito est la meilleure option pour créer des automatisations Notion car il ne se contente pas de transmettre les données d’un outil à l’autre ; il garde tout à jour partout. Cela signifie que les données d’une autre feuille de calcul ne deviennent pas obsolètes dès que vous les exportez et que vous pouvez réellement interagir avec les tâches que vous synchronisez à partir d’un outil de gestion de projet. La meilleure partie? Construire une automatisation Notion avec Unito peut être réalisé en quelques minutes seulement.

Et c’est tout! Lancez maintenant votre automatisation Notion et vous verrez les tickets Jira se synchroniser automatiquement avec la base de données de votre choix.

Automatisations Notion simples et faciles

Notion est un excellent outil, mais comme tout autre outil, il vous demande d’effectuer beaucoup de travail manuel. Avec les bonnes automatisations Notion, vous pouvez rationaliser vos flux de travail et récupérer un temps de concentration crucial. Que vous utilisiez les solutions natives de Notion ou un outil comme Unito, la bonne automatisation peut faire une énorme différence dans votre journée de travail. Comment allez-vous automatiser vos bases de données ?

FAQ sur les automatisations de notion

Que pouvez-vous automatiser avec Notion ?

Il existe trois types d’automatisations intégrées à Notion. Voici ce qu’ils sont et ce qu’ils peuvent automatiser.

1. Automatisation des bases de données : créez ou modifiez automatiquement des pages dans vos bases de données Notion et envoyez même des notifications Slack.
2. Bases de données synchronisées : ajoutez un instantané des éléments de travail dans des outils tels que Jira et GitHub à Notion. Vous ne pouvez pas interagir avec eux, mais au moins ils sont là.
3. Bases de données liées : créez une version intégrée d’une base de données Notion n’importe où dans votre espace de travail Notion. Les modifications que vous apportez dans l’une ou l’autre base de données sont reflétées dans l’autre.

Les automatisations Notion intégrées sont idéales pour tirer le meilleur parti de Notion lui-même, mais elles ne sont pas toujours aussi puissantes que les solutions d’automatisation tierces autonomes, comme Unito ou Zapier.

Les automatisations Notion sont-elles gratuites ?

Certaines automatisations Notion sont gratuites, mais les plus avancées (comme l’automatisation des bases de données) ne sont disponibles qu’avec les forfaits Notion payants. Vous pouvez consulter la page de tarification de Notion pour plus de détails.

Comment ajouter automatiquement des tâches dans Notion ?

Les automatisations de base de données intégrées de Notion peuvent créer automatiquement de nouvelles pages lorsque certains déclencheurs se produisent, comme l’ajout d’une page ou la modification d’une propriété. Cependant, cela ne fonctionne que dans Notion. Si vous devez ajouter automatiquement des tâches dans Notion en fonction des informations provenant d’autres outils, le mieux sera d’ utiliser un outil comme Unito.